Как изменить свою жизнь, чтобы получать максимальную пользу от каждого дня и чувствовать приток энергии

ЧАСТЬ 2 Планирование дня: рекомендации и буклет- набор визуальных инструментов и упражнений

The following two tabs change content below.
    Ирина Касаева

    Ирина Касаева

    28, февраля 2014

    Ключевая идея в планировании дня состоит не в том, чтобы брать обязательства претворить невероятные по сложности перевороты, а в том, чтобы ежедневно делать небольшие изменения и учиться на своих неудачах.

    Начинайте каждый день с ответа на вопросы:

    • Что я хочу достичь сегодня?
    • Что мне нужно для того, чтобы этого достичь?
    • Как много времени у меня в наличии?
    • Где я должен быть?

    Ваша цель в планировании своего дня — устойчивая производительность.

    Дизайн-мышление в увеличении продуктивности

    Тим Браун является одним из основателей IDEO, ведущей компании в области дизайн- консалтинга. Он и его фирма сыграли большую роль в популяризации идеи дизайн — мышления и применения его к бизнес-задачам. В конце 2012 года в своем блоге Тим предложил использовать дизайн-мышление в повседневной жизни , завершив свой пост дразнящей провокацией: «Подумайте о сегодняшнем дне как о прототипе. Что бы вы изменили?»

    3 наиболее полезных принципа дизайн-мышления

    • Создайте благоприятные условия
      Марко Ахтисаари, глава отдела дизайна Nokia, говорит о «создании надлежащих условий для инноваций». В практическом смысле это означает наличие нужных людей, нужной атмосферы и правильных инструментов под рукой.
       
    • Учитесь на ошибках
      Ошибки жизненно важны в процессе поиска наилучшего решения. Когда дни не идут, когда планы вкривь и вкось, нужно подумать, что можно извлечь из этого опыта и улучшить в следующий раз.
       
    • Ограничения освобождают
      Мы думаем, что творческие умы не могут работать в условиях ограничений. На самом деле они жаждут, чтобы была задана структура, в границах которой можно творить. Планирование дня в условиях ограничений, накладываемых работой и личной жизнью задает потенциал для творческого и стратегического мышления.

    Наблюдения

    Чтобы создать свой собственный день, сначала необходимо понять, как вы работаете. Это может быть сложнее, чем вы думаете. Наблюдение за тем, как мы работаем, требует строгости. Далее перечислено несколько эффективных подходов:

    • Ведите рабочий дневник в течение нескольких дней
      Записывайте, что вы делали каждый час. Описывайте ваши эмоциональные и энергетические состояния. Используйте шкалу, чтобы задавать упорядоченность.
    • Делайте расписание на день и отслеживайте, насколько вы его придерживаетесь.
       
    • Плохой день / хороший день
      На основании ваших заметок или по памяти опишите, как выглядит плохой день. Что не работает? Что мешает? И в противовес — прописывайте идеальный день.
       
    • Будьте бесстрастны
      Анализируйте свои действия несколько отстраненно. Например: «Меня удивляет, почему я оставляю окна открытыми все время?».
       
    • Пишите о себе
      На основании ваших наблюдений записывайте, что вы делаете хорошо, когда вы это делаете, что вам нужно для того, чтобы иметь возможность хорошо работать? Когда дела идут плохо? Каковы привычки вам полезны, а какие мешают?
       
    • Получите обратную связь
      Поговорите с коллегами и друзьями и попросить их поделиться впечатлениями от вас на работе. Считают ли они вас хорошо организованным, счастливым, эффективным? В чем, они считают, вы могли бы улучшить свои показатели? Расскажите им о себе и спросите их, согласны ли они с этим.
    • Расставьте приоритеты в первую очередь
      Чем чаще вы будете возвращаться к расстановке приоритетов, тем эффективнее вы можете быть. Когда ситуация становится сумасшедшей, и вы не уверены в том, что будет дальше, возьмите тайм-аут, чтобы установить или пересмотреть свои приоритеты.
       
    • Планирование дня
      Списки подскажут вам, что делать, календари — когда делать и приоритеты обозначат, какие вещи действительно имеют значение. Чтобы все это работало вместе, нужно использовать два подхода: разделение на блоки и формирование.

    Аналогичные задачи необходимо объединять. Это очень эффективный способ работы, т. к. ваш мозг настраивается на решение серии однотипных задач, что позволяет вам оставаться в одном режиме.

    Также разбивать сложные задачи на более мелкие. Гораздо проще выполнить одну простую задачу, чем немного крупного проекта. Большие проекты требуют планирование и выставление приоритетов.

    Теперь, когда вы понаблюдали за собой и знаете, когда ваш энергетический уровень высок, кто вы — сова или жаворонок и т. д., вы готовы к тому, чтобы верно распределить задачи в течении дня. Кроме того, необходимо контролировать перерывы, а также уделять время физическим нагрузкам, общению с друзьями и др.

    Защищайте свой день

    Вложив время и концентрацию в проектирование дня, защитите себя от соблазна возвращаться к вредным привычкам. Выигрыш во времени, который вы получили, сняв ненужные задачи, можно легко растратить в другом, и хаос в мире в целом может быть слишком велик, чтобы его игнорировать.

    Никто не работает в вакууме. Ситуации меняются, и ваш день должен быть достаточно прочным, чтобы меняться вместе с ними. Вот несколько принципов, благодаря которым можно сохранить расписание дня.

    Отвлечение

    В своей книге «Думая быстро и медленно» психолог Дэниел Канеман пишет, что лучший способ не давать себе отвлекаться, например, на проверку электронной почты — это остановить цепь событий как можно раньше.

    На рабочем месте — если кто-то обращается к вам в тот момент, когда вы не хотите отвлекаться, предупредите его об этом и предложите перенести разговор. Чтобы не обращать внимание на общую обстановку, можно использовать наушники. В конце концов, можно перенести рабочее место в кафе, конференц-зал, комнату отдыха и т.д.

    Отключите оповещения, приложения и программы, которые не являются необходимыми для задачи, которую вы выполняете. Просмотрите все сообщения, скачайте файлы, которые вам понадобятся, прежде чем начать выполнять свою задачу. Если вы не ожидаете срочного звонка или сообщения, выключите коммуникационные устройства и установить телефон в авиарежим.

    Встречи

    Очевидно, что встречи — жизненно важны для любой команды, чтобы оставаться на связи, делиться идеями и планами на будущее. Однако, если встречей не управлять, то очень легко они становятся затянутыми, неорганизованными, отвлекающими от бизнеса вместо того, чтобы оставаться поддержкой.

    Работа с электронной почтой

    Многие рекомендуют предусмотреть в расписании время для проверки электронной почты, и это послужит противовесом искушению проверять свой почтовый ящик каждые несколько минут. Каждый должен найти то, что работает для него, но быстрая сортировка для срочных сообщений в начале рабочего дня — подавляя при этом желание реагировать на несрочные — с последующей целенаправленной очисткой почтовика и ответом на срочные сообщения утром является рекомендуемым подходом.

    E-mail банкротство

    Если в вашей почте 10000 или даже 20000 непрочитанных сообщений, то понятие «Входящие » становится довольно бессмысленным, и надо признать, что возможно вы потеряли контроль над вашей электронной почтой. Решением здесь может быть — удалить все и начать все сначала.

    0 входящих

    Подход Дэвида Аллена в Getting Things Done — почтовые ящики не являются суррогатными списками задач или системами хранения файлов. Письма должны быть — ответил, переслал, делегировал, получил информацию, удалил или оставил для последующего чтения. 0 входящих является высокоэффективным способом обеспечения того, чтобы письма не были забыты.

     Время от времени мы просто должны проверять основы и пересматривать план дня.

    Три основных принципа, на которые можно опереться, когда «рушится мир»:

    • Цель
      Вы должны убедиться, что ваш план дня служит вашей цели — тому, чего вы хотите достичь, вы — во главе своей жизни.
    • Прототип
      Каждый день является прототипом, и вы учитесь и совершенствуетесь на ошибках и поражениях, а не унываете.
    • Определение приоритетов.
      Важнейшей задачей является расстановка приоритетов. Когда все меняется и вы не уверены, что будет дальше, возвращайтесь к приоритетам.

    Посмотрите и воспользуйтесь набором инструментов и упражнений, которые помогут вам спланировать свой день: 

    1

    ЧАСТЬ 1. Полезные идеи, чтобы планировать и управлять своим днем

    Похожие новости: